Тэг: Автоматизация бизнес процессов

Автоматизация бизнес процессов

Компании для достижения успеха на рынке среди множества конкурентов, необходимо использовать весь потенциал и резервы с целью постоянной работы над повышением эффективности своей деятельности. Успех бизнеса зависит также от минимизации всех неэффективных расходов, которые негативно отражаются на общем состоянии дел. Факторами, на которые тратится лишнее время и не эффективно используются человеческие ресурсы, могут быть:


  • необходимость постоянного согласования большого количества документации;
  • большой объем обработки документов в делопроизводстве;
  • пересылка большого количества писем и служебной корреспонденции;
  • поиск необходимой информации;
  • обработка данных;
  • отсутствие контроля над исполнительной дисциплиной, который приводит к срыву сроков выполнения документов, проектов и заданий.

Кроме того, многие другие операции, такие как заказ продукции у поставщиков, процессы отгрузки, обслуживания клиентов и прочие выполняются в компании с определенной периодичностью. Часто возникают заминки, срывы сроков выполнения, ошибки и прочие неприятности. Причина кроется как в организации внутренней деятельности фирмы, так и в вопросах взаимодействия с партнерами и участниками бизнеса. Все перечисленные операции выполняются неэффективно из-за отсутствия инструментов, дающих возможность организовать высокоэффективную коллективную работу, а также аналитических данных для принятия соответствующих решений. Убрать все эти проблемы поможет автоматизация бизнес процессов.


В первую очередь подлежат автоматизации все операции, связанные с документооборотом, организацией коллективного доступа к информации и ряд управленческих задач. Программные продукты позволяют создать единое информационное пространство между взаимодействующими компаниями и обеспечить эффективный и продуктивный корпоративный доступ к нужному контенту.


Автоматизация бизнес процессов          Автоматизация бизнес процессов


Благодаря настраивающимся под специфику рабочего процесса компании шаблонам, предоставляется возможность автоматизировать:


  • Все этапы, которые проходят документы в делопроизводстве компании. Формируются специальные карточки для каждого документа с внесением основных реквизитов, а также осуществляется автоматическое присвоение регистрационных номеров. Определяются также права доступа.
  • Корпоративную подготовку проектов исполнительных документов, в том числе рецензирование, заверение, согласование и утверждение исключительно в электронном виде.
  • Работу с поручениями. Она заключается в формировании поручений и предоставление возможности отслеживать ход и полноту их выполнения. Создаются индивидуальные (персональные) задачи, касающиеся данного поручения.
  • Эффективное делопроизводство при наличии у компании территориально удаленных филиалов.
  • Поиск необходимой информации, хранящейся в коллективной базе данных. Он возможен как полнотекстовый, так и по определенным атрибутам. При этом, доступны файлы разного формата.

Таким образом, применяя специальные программные продукты, удается повысить эффективность деятельности сотрудников компании как с документами, так и с неструктурированной информацией. Автоматизация предоставляет возможность:


  • обеспечить продуктивное взаимодействие сотрудников с клиентами, и вовлечь их в бизнес-процессы компании;
  • организовать единый порядок работы со служебными документами и отработкой поручений;
  • создать централизованную базу информационных ресурсов и обеспечить корпоративный доступ персонала к данным;
  • применять современные и эффективные механизмы поиска нужной информации;
  • осуществлять интеграцию с клиентскими приложениями и обеспечение работы электронной почты;
  • увеличить оперативность обработки входящих, а также исходящих документов;
  • создать эффективную систему контроля над исполнительской дисциплиной;
  • обеспечить защиту информационных ресурсов от несанкционированного доступа;
  • интегрировать данные, которые циркулируют в других приложениях.

При автоматизации основных процессов деятельности компании каждый сотрудник отвечает за свой участок работы на конкретном этапе. После отработки документы или информационные массивы передаются для выполнения следующему исполнителю. На каждом уровне назначается также ответственное должностное лицо.


В результате автоматизация позволяет:


  • увеличить оперативность выполнения задач;
  • не упустить ни малейших деталей;
  • минимизировать влияние человеческого фактора;
  • вовлекать клиентов в бизнес-процессы;
  • справедливо и обоснованно разделять ответственность;
  • экономить время и средства при управлении компанией.